Апостилирование документов
При выезде за границу на учебу или ПМЖ, подтверждении родственных связей (например, с целью подачи документов для процедуры воссоединения семьи) необходимо легализировать основные личные документы (с их перечнем можно ознакомится ниже).
Процедура консульской легализации требует довольно много времени и проходит в несколько этапов. В связи с этим, в странах, подписавших Гаагскую конвенцию, установлена процедура апостилирования, которая выполняется путем проставления стандартного квадратного штампа (в конвенции указано, что сторона его может быть не менее 9 см), именуемого «апостиль» непосредственно на оригинал или на заверенную копию. Такой штамп подтверждает подлинность и действительность документа. Он может быть поставлен только на территории страны или через ее официальные представительства в других странах.
На апостиле указана следующая информация:
- страна, выдачи,
- фамилия и должность подписавшего бланк лица,
- наименование учреждения,
- название города, в котором проставили апостиль,
- дата,
- название органа, поставившего этот штамп,
- номер.
Также ставится печать учреждения и подпись удостоверившего лица.
По сути апостиль подтверждает факт выдачи документа и подлинность подписи компетентного лица, этим самим подтверждая общую подлинность.
Бюро переводов «LingMAX» осуществляет поддержку в проставлении апостиля в течении уже более чем десяти лет. В Российской Федерации мы помогаем поставить апостили на такие документы (перечень не полный):
- свидетельства (о рождении, браке, смене имени, смерти),
- аттестаты, дипломы, приложения к ним и т. п.,
- нотариальную копию паспорта или выписку из него,
- решения суда,
- нотариально заверенные копии (в таком случае фактически будет подтверждаться подпись нотариуса, заверившего копию)
Инстанции имеют право отказать в проставлении апостиля в таких случаях:
- бланк изначально заполнен неправильно (ошибки и опечатки при выдаче),
- частичная нечитабельность (плохая печать при изготовлении, нечеткие штампы и печати, неразборчивые записи),
- есть лишние записи или штампы, не касающиеся основной информации напрямую (например, штампы о группе крови, выдаче паспорта и приватизации недвижимости на свидетельстве о рождении и т. д.),
- потертости, пятна, разрывы, исправления,
- документ заламинирован (в случае, если апостиль пришивается на отдельном листике, этот пункт может игнорироваться, но следует уточнить отдельно).
При получении отказа в конкретном случае может возникнуть необходимость взять дубликат. Также вместо документа старого образца тоже может поступить совет взять дубликат.
Апостиль: когда лучше переделать?
Апостиль – это штамп, который ставится на документы, чтобы подтвердить юридическую силу подписи должностного лица (а также печати конкретного органа) одного государства для другого. Например, если вы – гражданин России, то для заведения бизнеса в Австрии вам нужно будет все типовые документы в обязательном порядке перевести, заверить у нотариуса и поставить на них апостиль. Напомним, что к типовым относятся паспорта, свидетельства о рождении, свидетельства о браке и прочие.
Разумеется, для ведения бизнеса обычно требуется перевод большего количества документов. Часто это ещё и разные правоустанавливающие документы, а также учредительные (и не только). И на всё нужно будет поставить апостиль. В противном случае в Австрии их не примут. Аналогично такие документы надо перевести, причём желательно, чтобы это сделал специалист с аккредитацией, а также заверить у нотариуса.
Что будет без апостиля?
Без апостиля документ попросту не примут. Государственные органы другой страны могут прекрасно понимать, что ваш документ – действительный. Но они не имеют права согласно своему законодательству его принимать. И нередко бывает так, что собран для достижения конкретной цели (заключение сделки, покупка имущества на выгодных условиях, получение наследства и т. п.) полный пакет документов. Но при этом достаточно, чтобы не было одного, и подписание соглашения или вступление в права наследника уже будет невозможно.
Следовательно, вам придётся возвращаться обратно в Россию, чтобы провести процедуру заверения. Иногда решить вопрос можно при обращении в российское консульство, но далеко не всегда, не во всех странах (Австрия была приведена только в качестве примера). Плюс это дорого и хлопотно.
Однако не всегда возвращение имеет смысл. Если вы не сможете заключить сделку, есть вероятность, что она состоится, только с другой кандидатурой вместо вас. Владелец имущества найдёт другого покупателя. И достаточно будет пропустить сроки вступления в наследство, чтобы восстановить их оказалось проблематично. Отсутствие нужного документа – это не уважительная причина.
Поэтому апостиль должен быть обязательно на всём, что может потребоваться. И большое значение имеет не только его наличие, но и отсутствие претензий к нему. В частности, если вам кто-то проставил соответствующий штамп некачественно, если что-то трудно прочитать, какая-то часть слишком неразборчивая, лучше всего переделать. В противном случае у вас такой документ могут просто не принять. И выше описано, что будет тогда.